Innowacyjność platformy one4all została doceniona przez kolejną polską uczelnię. Uniwersytet Ekonomiczny we Wrocławiu jako druga placówka po Uniwersytecie Przyrodniczym w Lublinie zdecydował się na wdrożenie rozwiązania. Etap wstępnych analiz poprzedzających wdrożenie rozpoczęło już konsorcjum firm CSF Polska, MCSK i ITG S.A.  
 
W nawiązaniu do wydarzenia w serwisie http://www.samorzad.pap.pl/ pojawił się wywiad z Piotrem Fałkiem (Prezesem Zarządu CSF Polska) i Anną Sobczak (Dynamics Solution Sales Professional, Microsoft).
 
Poniżej prezentujemy fragmenty wywiadu:
 
1.  Uniwersytet Ekonomiczny we Wrocławiu wybrał wdrożenie innowacyjnego rozwiązania - platformę one4all. Na czym konkretnie polega innowacyjność platformy? Co ją wyróżnia spośród innych rozwiązań stosowanych na uczelniach?
 
Piotr Fałek: Platforma one4all umożliwia integrację obsługi wszystkich obszarów aktywności nowoczesnej szkoły wyższej. Zarówno zarządzanie obiegiem dokumentów i zadań, jak i gospodarką własną uczelni czy wszystkimi aspektami związanymi z tokiem studiów, odbywa się w jednym zintegrowanym środowisku informatycznym o modularnej strukturze. Innowacyjność rozwiązania potwierdzona w opinii wydanej przez Instytut Technologicznych Systemów Informacyjnych Politechniki Lubelskiej, przejawia się także w zorientowaniu rozwiązania na obsługę zaawansowanych aktywności usługowych, co pozwala na kontrolowanie i podnoszenie jakości wszystkich działań, jakie są realizowane przez użytkownika platformy one4all.  Architektura zorientowana na usługi (SOA – Services Oriented Architecture) umożliwia szybsze i dokładniejsze realizowanie obowiązków pracowników Uczelni, takich jak: rozliczenia finansowe, zarządzanie i rozliczanie personelu, koordynacja badań naukowych, zarządzanie majątkiem, obsługa studenta i toku studiów, wspieranie współpracy międzynarodowej i śledzenie realizacji różnorodnych projektów o charakterze badawczym czy inwestycyjnym. Stała dostępność wszelkich niezbędnych i aktualnych danych oraz informacji znakomicie upraszcza komunikację między pracownikami, a także minimalizuje możliwość popełnienia pomyłek i skraca czas realizacji zadań.
 
1.  Jakie znaczenie w budowaniu innowacyjności rozwiązania ma fakt, iż stworzona została ona na platformie Microsoft?
 
Anna Sobczak: Nasz Partner oparł platformę one4all na aplikacji Microsoft Dynamics AX, wykorzystując jej otwartość i elastyczność. Otwarty kod źródłowy aplikacji powalala na jej rozbudowanie w ramach branżowej specjalizacji Partnera oraz na indywidulane podejście do potrzeb każdej organizacji. Niezależnie, funkcjonalność ta gwarantuje naszym Klientom natychmiastowe reakcje w przypadku potrzeby dostosownia do zmian lokalnych wymagań prawnych. Wpisanie platformy one4all w standard Microsoftu daje możliwość wykorzystania kolejnych produktów Microsoftu, np. w obszarach BI (Business Intelligence) czy do tworzenia portali wymiany danych (Microsoft Office SharePoint Server). Integracja w warstwie pośredniej (BizTalk Server) umożliwia pełną wymianę danych również z aplikacjami stworzonymi przez innych producentów.

Powszechna znajomość produktów Microsoftu wśród programistów ułatwia pozyskanie przez Klienta zasobów do budowania dedykowanych funkcjonalności w ramach prac zleconych podwykonawcom zewnętrznym, np. Partnerom Microsoft, lub w ramach własnych działów. 
 
2.  Czy oprócz wrocławskiej uczelni, platforma została wdrożona w innych placówkach? Jeśli tak, to kiedy? Jak jest oceniana przez pracowników uczelni, użytkowników?
 
Piotr Fałek: Pilotowe wdrożenie platformy one4all zrealizowane zostało w Uniwersytecie Przyrodniczym w Lublinie, który już od 2006 roku wdraża kolejne moduły. Usprawnienie procesów związanych z obiegiem dokumentacji pozwoliło na wielokrotną redukcję nakładu pracy związanego z procesami rekrutacyjnymi (ponad 5 krotne zmniejszenie ilości papierowych dokumentów) czy obsługą socjalną i zarządzaniem pracą dziekanatów. Zarówno pracownicy Uczelni, jak i kadra rektorska potwierdzają skuteczność obranej strategii informatyzacji, co znajduje swoje odzwierciedlenie w realizacji projektów wdrożeń kolejnych elementów platformy one4all, również z wykorzystaniem dofinansowania środkami z Regionalnego Programu Operacyjnego. Warto podkreślić, że Uniwersytet Przyrodniczy w Lublinie jest jednym z największych beneficjentów środków UE w regionie oraz Uczelnią, której efektywność zarządzania majątkiem stawiana jest jako wzór.
 
3.  Jakie problemy mogą się pojawić podczas wdrażania platformy?
Piotr Fałek: Głównym wyzwaniem, jakie stoi przed wdrożeniem platformy one4all jest wybór strategii informatyzacji Uczelni. Z uwagi na charakter rozwiązania i możliwość uzyskania największych korzyści poprzez jak najszerszą obsługę różnorodnych procesów realizowanych w szkole wyższej, istnieje konieczność opracowania kilkuletnich planów rozwoju. Poświęcenie  stosownej uwagi w fazie analizy potrzeb i doboru narzędzi informatycznych do ich zaspokojenia, daje z kolei bezpośrednie korzyści już po zakończeniu wdrożenia pierwszych modułów oraz zapewnia spójność realizowanej inwestycji z długoterminowymi celami Uczelni.
 
4.  Jaki jest koszt zastosowania nowego rozwiązania? Czy Uniwersytet korzysta z dofinansowania UE?
Piotr Fałek: Koszt wdrożenia platformy one4all jest bezpośrednio zależny od skali i zakresu indywidualnych potrzeb Uczelni. Elastyczna i modularna architektura rozwiązania pozwala rozłożyć inwestycje w czasie oraz uzyskać widoczne korzyści z wdrażanych elementów platformy w bardzo krótkim okresie. Jak wspomniałem wcześniej, dotychczasowi użytkownicy wskazują wymierne i bezpośrednie oszczędności już po wdrożeniu pierwszych elementów platformy one4all i są w stanie wskazać obszary gdzie uzyskano dodatkowo poprawę jakości realizowanych zadań. Jako rozwiązanie innowacyjne na skalę światową, o okresie stosowania krótszym niż 3 lata, platforma one4all wpisuje się zarówno w cele horyzontalne związane z budową społeczeństwa opartego na wiedzy, jak również spełnia bezpośrednie kryteria merytoryczne dodatkowo punktowane przy ocenie wniosków o dofinansowanie inwestycji ze środków UE. Prostota obsługi i możliwość doboru zakresu rozwiązania do rzeczywistych potrzeb, jak też możliwość samodzielnego administrowania środowiskiem przez służby Uczelni, gwarantuje uzyskanie najniższych na runku współczynników ogólnych kosztów posiadania – TCO (Total Cost of Ownership) i zwrotu z inwestycji - ROI (Return of Inwestment).
 
5.  Kiedy platforma zostanie wdrożona?
Piotr Fałek: Zakończenie wdrożenia elementów platformy one4all, jakie zostały zakupione przez UE we Wrocławiu w ramach postępowania przetargowego, przewidziane jest na koniec 2009 roku (czas realizacji ok. 8 miesięcy). Do tego czasu zostaną wdrożone moduły finansowo-księgowe, kadrowe, obsługa środków trwałych, gospodarka magazynowo-materiałowa oraz budżetowanie i analizy, oparte na najnowszej wersji Microsoft Dynamics AX. Prowadzone są rozmowy na temat rozszerzenia zakresu współpracy i pozyskania dofinansowania na kontynuowanie wdrożenia platformy one4all.
 
6.  Czy tego rodzaju rozwiązania w dłuższej perspektywie przynoszą uczelni oszczędności (finansowe, administracyjne, czasu)?
Piotr Fałek: Bezpośrednie korzyści widoczne są już po pierwszym okresie użytkowania. Poza korzyściami wynikającymi z przyspieszenia obsługi realizowanych zadań przy użyciu mniejszej ilości zasobów, możliwe jest znaczne podniesienie ich jakości. Innymi słowy, nakłady jakie do tej pory były niezbędne do obsługi codziennych zadań, mogą zostać wykorzystane z użyciem platformy one4all zarówno do lepszej, szybszej ich obsługi, jak też do realizacji kolejnych wyzwań, które pozwolą istotnie zwiększyć skalę prowadzonej działalności (obsługę większej ilości studentów, pracowników Uczelni, realizowanych projektów itp.)
 
7.  Jakie jeszcze korzyści wynikają z zastosowania nowoczesnych rozwiązań, takich jak platforma one4all, na uczelniach wyższych? 
Piotr Fałek: Korzyści jest mnóstwo. Wymienię tylko najważniejsze z nich: lepsza, szybsza, tańsza obsługa wszystkich procesów i zadań realizowanych przez szkołę wyższą oraz możliwość realizacji większej ilości zadań inwestycyjnych i badawczych. Dodatkowo szybsze i dokładniejsze rozliczenia posiadanych i pozyskiwanych środków ze źródeł zewnętrznych czy możliwość ubiegania się równolegle o większą ilość grantów i projektów finansowanych ze środków UE. Niewątpliwym profitem jest także skuteczniejsze wykorzystanie posiadanych zasobów, rozumianych jako zasoby ludzkie (pracownicy naukowi, dydaktyczni i administracyjni) i zasoby materialne (infrastruktury, potencjału technicznego do świadczenia usług). Zastosowanie platformy przekłada się również na efektywniejszą współpracę międzyuczelnianą i międzynarodową.
 
Wywiadu udzielili:
Piotr Fałek, Prezes Zarządu CSF Polska Sp. z o.o.
Anna Sobczak, Dynamics Solution Sales Professional, Microsoft Sp. z o.o.

2009-05-25